Die Digitalisierung Ihrer Akten und Unterlagen bringen erhebliche Vorteile, die wir Ihnen hierbei erläutern und auf die wichtigsten Fragen eingehen. Grob betrachtet, kann die Digitalisierung von Akten und sonstigen Unterlagen mit dem Einscannen verglichen werden, – allerdings schaffen Profis mehrere hunderttausend Seiten pro Tag. Im Vergleich benötigt ein normaler Mitarbeiter mit einem Scanner mehrere Tage für nur ein tausend Seiten.
Vorteile der Digitalisierung von Akten und Dokumenten:
– Enorme Zeitersparnis im Vergleich zu herkömmlichen Scannern
– Die Unterlagen werden sofort verfügbar gemacht und beschleunigen so Arbeitsprozesse
– Kostenreduktion durch beschleunigte Prozesse
– Zusätzliche Sicherheit
– Sie sparen Platz
Welche Akten und Unterlagen können digitalisiert werden?
Grundsätzlich alle. Bei Altakten, die selten oder nie genutzt werden, lohnt sich die Alternative der externen Aktenlagerung. Bestandsakten hingegen werden im Zusammenhang mit der täglichen Geschäftstätigkeit regelmäßig aber nicht ständig benötigt. Beispielsweise Arbeits- oder Mietverträge. Besonders bei Arbeitsakten, die sich im laufenden Prozess befinden und häufig genutzt werden, lohnt sich die Digitalisierung unbedingt.
- Weitere Vorteile der Übernahme von Papierakten in DMS
- Die Digitalisierung von Papierakten in Dokument Management Systeme (DMS) bringt insbesondere folgende Vorteile:
- Engpässe des Dokuments werden vermieden
- Klassische Archive im Betrieb sind teuer im Unterhalt und sind meist schlecht nutzbar
- Zeitgleiche Nutzung mehrerer Mitarbeiter nicht möglich
- Langfristige Nutzung kann nur durch Digitalisierung gewährleistet werden
- Falsche Einsortierung von Papierakten führt zu enormem Zeitaufwand und kann evtl. nicht mehr gefunden werden
Was kostet die Digitalisierung?
Die Kosten sind individuell aufgrund der nötigen Aufbereitung sehr unterschiedlich und hängen von im wesentlichen von folgenden Faktoren ab:
- Selektion: Ausdünnen, fachliche Aufbereitung von Papierakten notwendig?
- Transport der Akten zum Unternehmen
- Vorbereitung zum Scannen: Entklammern, Entfalten, Glätten, Ösen entfernen etc.
- Papierformate: Ist Großformatscanner nötig?
- Papierqualität: Bei altem und brüchigem Papier ist Flachbettscanner nötig
- Müssen Bücher oder Broschüren eingescannt werden?
- Indexierung, damit Informationen schnell und einfach gefunden werden können.
- Suchbegriffe und / oder automatische Texterkennung
- Qualitätssicherung z.B. Prüfung von Akten auf Vollständigkeit
- Wahl des Datenträgers
- Vorbereitung zum Import in ein DMS
- Eventuelles Nachbereiten wie Rückheften oder Aktenvernichtung
Generell lässt sich auch festhalten, dass das Scannen mit Großformatscannern oder Flachbrettscannern wesentlich aufwändiger und damit teurer ist als mit dem Einzugsscanner. Bei Arbeits- und Bestandsakten müssen zudem die fachlichen Anforderungen betrachtet werden. Insbesondere ist auch der nötige Aufwand wie z.B. die Trennung von Dokumenten ein wesentlicher Bestandteil der Kalkulation.
Mögliche Dateiformate durch Digitalisierung
Dokumente, die über 200 dpi benötigen oder in Farbe eingescannt werden sollen, benötigen wesentlich mehr Speicherplatz. Dies sollte mitberücksichtigt werden. Dies belastet insbesondere bei großen Datenmengen Homeoffices aufgrund der langen Übertragungszeiten. Generell empfehlen sich Formate wie JPG, PDF, TIF sowie PDF-A. Für Langzeitarchivierungen lauten die aktuellen Emfpehlungen PDF-A.